Nach § 238 HGB muss der Kaufmann bei der Führung seiner Bücher die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) beachten. Dabei handelts es sich um allgemein anerkannte und sachgerechte Regeln und Handelsbräuche, die aus den Aufgaben der Rechnungslegung abgeleitet sind. Nachfolgend sind wesentlich Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung aufgeführt.
Klarheit und Übersichtlichkeit der Buchführung
- Sachgerechte und überschaubare Organisation der Buchführung.
- Verwendung einer lebenden Sprache und eindeutige Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Sybole.
- Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses
- Verrechnungsverbot von Vermögensgegenständen und Schulden sowie von Aufwendungen und Erträgen.
- Nachvollziehbarkeit von Veränderungen von Buchungen, sodass der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist.
Ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsfälle
Geschäftsfälle müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen.
Keine Buchung ohne Beleg
Auch Belegprinzip genannt. Sämtliche Buchungen müssen anhand der Belege jederzeit nachprüfbar sein.
Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen
Buchungsbelege, Buchungsprogramme, Konten und Bücher sind 8 Jahre aufzubewahren.
Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte sind 10 Jahre aufzubewahren.
Empfangene und Kopien verschickter Handelsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren.
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse dürfen die Buchführungsunterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Quelle: Deitermann, Manfred, Schmolke, Siegfried, Industrielles Rechnungswesen IKR, Westermann Verlag